استخدام کارکنان برای صاحبان کسب و کارهایی که به دنبال رشد هستند، اجتناب ناپذیر است. از آنجاییکه جذب نیروی جدید برای شرکت‌ها هزینه بردار است و به صرف زمان زیادی نیاز دارد، لذا باید برنامه‌ای مشخص و هوشمندانه برای استخدام نیروی کار در اختیار داشت.
در ادامه خواهیم گفت که چطور بهترین ها را استخدام کنید و در هر کدام از مراحل جذب نیروی انسانی، عملکرد موفقی داشته باشید.
قدم اول: موقعیت کاری که نیاز به نیروی انسانی دارد را تعیین کنید
استخدام یک نیروی تمام وقت برای یک پروژه‌ی کوتاه مدت، کار منطقی نیست و هزینه زیادی را به سازمان تحمیل می‌کند. بنابراین برای اینکه بتوان برای هر موقعیت شغلی، نیروی کار متناسب با آن را استخدام کرد، بهتر است در ابتدا به موارد زیر، توجه کنید:
- کارکنان تمام وقت: کارکنانی که در هفته حداقل ۴۰ ساعت کار می‌کنند، نقش مهمی در افزایش بازده تولیدی ایفا می‌کنند. معمولاً دستمزد این دسته از افراد بالا است و واجد شرایط دریافت مزایای مختلفی مانند حقوق ثابت، سنوات، کارانه، عیدی و… از سوی کارفرما هستند.
- کارکنان پاره وقت: برای انجام کارهایی که نیاز به حضور تمام وقت ندارد، استخدام کارکنان پاره وقت توصیه می‌شود. معمولاً این افراد گزینه‌های منعطف و مقرون به صرفه‌تری برای شرکت‌ها محسوب می‌شوند.
- کارکنان قراردادی کوتاه مدت: این افراد می‌توانند به پر کردن سریع نیازهای کوتاه مدت کمک کنند و معمولاً واجد شرایط دریافت مزایا نیستند. فریلنسرها یا کسانی که بصورت پروژه‌ای و موقت با یک یا چند سازمان همکاری می‌کنند، در این دسته جای می‌گیرند.
- کارکنان فصلی: در فصل‌هایی که تقاضا برای تولید یا عرضه نوعی از خدمات افزایش می‌یابد، این دسته از کارکنان گزینه‌های خوبی برای استخدام هستند.
- کارآموزی: دوره‌های کارآموزی که بیشتر برای افراد کم تجربه در یک حوزه کاری یا تازه فارغ التحصیلان است، این امکان را می‌دهد تا دانش و مهارت خود را ارتقاء داده و خودشان را محک بزنند. فرصت‌های کارآموزی به کارفرمایان این فرصت را می‌دهد تا کسانی که توانایی‌هایی بالقوه دارند را آموزش و توسعه دهند.
قدم دوم: نقش‌ها و مسئولیتهای شغلی را تعریف کنید
در راستای پیدا کردن کسانی که بتوان به آنها اعتماد و وظایف مشخصی را واگذار کرد، لازم است تا به موارد زیر به خوبی توجه کنید:
- مسئولیتهای اصلی: مسئولیتهای اصلی در یک کار، شامل انجام کارهای روتین و وظایفی است که روزانه تکرار می‌شوند. برای اینکه کارفرما بتواند به درستی نقش‌ها را تعریف و مسئولیت‌ها را واگذار کند و همینطور بتواند نتیجه و کیفیت عملکرد آن فرد را مشاهده و تحلیل کند، در ابتدا باید بصورت دقیق و با تکیه بر اصول سیستم‌سازی کسب و کار، همه نکات و فرآیندهای انجام کارها را برای نیروهای خود، تعیین و تعریف کند.
- نظارت و سرپرستی: برخی از مشاغل مستقل هستند، در حالی که برخی دیگر نیاز به سطح نظارت بالایی دارند. اینکه آیا شخص در این نقش روزی بر دیگران نظارت خواهد کرد یا خیر، موضوع مهمی است که می‌بایست در نظر داشته باشید.
- نیازمندی‌های فیزیکی: در برخی از مشاغل لازم است تا فرد متقاضی، از ویژگی‌های فیزیکی خاصی مانند قد بلند، مدت طولانی راه رفتن، ایستادن طولانی مدت یا هر نوع نیاز فیزیکی دیگر برخوردار باشد.
قدم سوم: لیستی از نیازمندی‌های کارها ایجاد کنید
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مدیران کسب و کارها در زمان استخدام کارکنان مرتکب می‌شوند، تعیین استانداردهای سخت‌گیرانه‌ای است که هیچ متقاضی نمی‌تواند آنها را برآورده نمی‌کند. برای جلوگیری از این مشکل، توصیه می‌شود هنگام پرسیدن سؤالات زیر، موارد «باید» را از «بهتر است از آنها برخوردار باشید» جدا کنید:
- چند سال تجربه در یک صنعت یا نقش خاص لازم است؟
- آیا این موقعیت شغلی به مدرک دانشگاهی یا مجوزها و گواهینامه‌های خاصی نیاز دارد؟
- اگر مسافرت بخشی از کار است، چقدر تکرار می‌شود و شامل چه مزایایی می‌شود؟
- آیا در مورد صلاحیت‌های ذکر شده، گزینه‌های جایگزین وجود دارد؟
قدم چهارم: پیدا کردن کاندیدهای شغلی
زمانیکه که کارفرمایان درک کاملی از اینکه چه کسی و چه چیزی برای کمک به رشد و موفقیت کسب و کار خود دارند، گام بعدی این است که فردی را برای پر کردن این موقعیت شغلی پیدا کنند. این فرآیند که به عنوان جذب استعداد (talent acquisition) شناخته می‌شود، عمدتاً شامل ایجاد شرح شغل و هدف قرار دادن نامزدهای مناسب است.
نوشتن شرح شغل
شرح شغلی که کاندیداهای واجد شرایط را ترغیب به ارسال رزومه می‌کند، عموما باید موارد زیر را در بر بگیرد:
مروری کوتاه بر فعالیت شرکت:
صنعت، محصولات و خدمات، ماموریت و چشم انداز کسب و کار را در آگهی شغلی شرح دهید. برای به حداکثر رساندن جذابیت، از این بخش از آگهی می‌توان برای برجسته کردن امتیازات، دستاوردها و مزایای شرکت استفاده کرد.
ویژگی‌ها و صلاحیت‌های مورد نیاز:
تا حد امکان نسبت به شرح شغل، مهارت‌ها و تجربه‌هایی که برای فرد متقاضی انتظار دارید، دقیق باشید. یکی از مهم‌ترین دلایل این است که بتوانید افرادی که فاقد صلاحیت لازم هستند را به خوبی از دیگران تفکیک کنید.
نیازمندی‌های قبل از انتخاب متقاضی:
اگر پیش از استخدام، نیاز به استعلام مواردی مانند گواهینامه‌ها، سوء پیشینه یا مواردی از این قبیل بود، در شرح شغل ذکر کنید تا فرد متقاضی، آمادگی لازم برای ارائه آن به سازمان را داشته باشد.
محدوده حقوق و دستمزد:
با توجه به موقعیت شغلی، کارفرما باید محدوه حقوق مدنظر خود را اعلام کند تا افرادی که از این نظر با بازه حقوقی اعلام شده موافق هستند، رزومه خود را اعلام کنند. ضمن آنکه کسب وکارها باید دقت کنند حدود حقوق و دستمزدی که اعلام می‌کنند، نباید کمتر از قوانین دولتی تعیین شده باشد.
محل جغرافیایی شرکت:
یکی از سوالاتی که معمولاً متقاضیان شغلی می‌پرسند این است که محل شرکت کجاست؟ یا اینکه آیا می‌توان کار را بصورت ترکیبی از حضوری و مجازی انجام داد؟ در زمان انتشار آگهی شغلی، این موارد را بصورت شفاف توضیح دهید.
آگهی شغلی را در کجا منتشر کنیم؟
با توجه به رشد استفاده از وبسایتها و شبکه‌های اجتماعیِ تخصصی و مرتبط با پیدا کردن کار ، مدیران باید برای اینکه بتوانند بهترین نیروها را جذب و استخدام کنند، می‌بایست آگهی شغلی خود را در این دسته از شبکه‌ها منتشر کنند. در زیر به رایج‌ترین روش‌های انتشار آگهی‌های کاری اشاره می‌کنیم:
وبسایتهای منتشرکننده آگهی شغلی
برای آنکه آگهی شغلی شما به خوبی دیده شود، منتشر کردن آگهی‌های شغلی یکی از ارزان‌ترین راه‌ها است تا طیف وسیعی از افراد، با شما ارتباط برقرار کنند. ویژگی‌های جدیدی که این دسته از وبسایتها ارائه می‌کنند (مثل پیگیری روند پیشرفت افراد در طول فرآیند جذب و استخدام، امکان امتیاز دهی به متقاضیان، ارسال بازخورد مصاحبه به افراد و…)، به کارفرماها کمک می‌کند تا بتوانند بصورت اثربخش نیروی مورنظر خود را جذب کنند. از جمله وبسایتهای حرفه‌ای برای قرار دادن آگهی شغلی می‌توان به جابینجا، ایران تلنت، جاب ویژن و کاربوم اشاره کرد.
شبکه‌های اجتماعی
برخی از شبکه‌های اجتماعی نظیر لینکدین، محلی برای تبادل نظر و ایجاد ارتباطات کاری است. با توجه به امکانات خاصی که این شبکه اجتماعی در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می‌دهد، به راحتی و بصورت رایگان می‌توان انواع آگهی‌های شغلی را در آن منتشر کرد.
نمایشگاه‌های کار
شرکت در نمایشگاه‌های کار، یکی از بهترین فرصت‌های مدیران برای گفتگو و دریافت رزومه‌های نامزدهای شغلی است. امکان صحبت رو در رو و ارزیابی مهارت‌ها و سوابق کاری متقاضیان، یکی از ویژگی‌های متمایز نمایشگاه‌های کار برای جذب نیروی انسانی است.
شرکت‌های کاریابی و انجمن‌های تخصصی
به دلیل ارتباطاتی که شرکت‌های کاریابی و انجمن‌های صنفی با متقاضیان جویای کار در هر شهر دارند، استفاده از این روش برای جذب نیروهای مستعد نیز به مدیران توصیه می‌شود.
انتشار در روزنامه‌های پرتیراژ
یکی از روش‌های انتشار آگهی‌های شغلی که در گذشته طرفداران زیادی داشت، آگهی‌های روزنامه است. اگرچه امروزه بسیاری از شرکت‌ها از طریق اینترنت، فرصت‌های کاری خود را اعلام می‌کنند؛ اما معمولاً برای جذب نیرو در حوزه کارهای خدماتی یا اداری، انتشار آگهی کار در روزنامه‌ها کثیرالانتشار گزینه‌های مناسبی هستند.
قدم پنجم: غربال کردن کاندیدهای شغلی
هنگامی که چندین متقاضی برای یک شغل اقدام کرده‌اند، زمان آن فرا رسیده که تعداد متقاضیان را بر اساس رزومه آنها محدود کنید. برای تعیین اینکه کدام رزومه باید به مجموعه‌های «بله» یا «در حال بررسی» شما اضافه شود، به دنبال سرنخ‌های زیر در افراد باشید که تا بتواند انگیزه‌های واقعی و سبک کاری آنها را بیشتر به شما نشان دهد:
بررسی دستاوردهای کمی و کیفی در شغل‌های قبلی؛
نرخ ماندگاری در مشاغل قبلی (درنظر داشته باشید که در برخی صنایع، جابجایی ممکن است رایج باشد)؛
پیشرفت شغلی؛
توصیه نامه کارفرمایان قبلی؛
مهارت‌ها و تجربیاتی که متناسب با شرح شغل باشد.
همچنین سوالات پیش از غربالگری و آزمون‌های پیش از استخدام از دیگر راه‌های موثر برای غربال کردن داوطلبان است. در حالت ایده‌آل، این ابزارها فقط باید دانش یا مهارت‌هایی را که متقاضی برای انجام کار به آن نیاز دارد؛ اندازه‌گیری کنند و عواملی مثل نژاد، جنسیت یا دیگر موارد را در نتیجه نهایی تاثیر ندهند.
قدم ششم: برگزاری مصاحبه شغلی
یکی از روش‌هایی که برای ارزیابی سریع متقاضیان در جلسات مصاحبه به کار می‌رود این است که در ۱۵ تا ۳۰ دقیقه اول، از داوطلب سوالاتی در راستای ویژگی‌های مندرج در شرح شغل بپرسید تا ببینید چقدر با نیازمندی‌های شما مطابقت دارد. همچنین در مورد مهارت‌ها و شایستگی‌ها، ویژگی‌های شخصیتی، میزان اشتیاق به کار و شرکت در کارهای تیمی سوالاتی را مطرح کنید.
چند مورد از سوالات رایجی که در طول مصاحبه می‌توان پرسید تا سمت و سوی مصاحبه مشخص شود، عبارتند از:
- در مورد خودتان و سوابق کاری گذشته توضیح دهید.
- چرا به این موقعیت کاری/شرکت علاقه دارید؟
- نقاط قوت و ضعف شما چیست؟
- به کدامیک از دستاوردهای حرفه ای خود بیشتر افتخار می‌کنید؟
- محیط کاری ایده آل خود را شرح دهید.