هر وقت که اصطلاحاتی مانند مدیریت منابع انسانی را می‌شنویم، تصویری از مدیرانی را در ذهن تجسم می‌کنیم که به امور مربوط به پرسنل رسیدگی می‌کنند. اما واقعیت چیز دیگری را بیان می‌کند! ما برای مدیریت منابع انسانی، دو اصطلاح هنر و علم را انتخاب کرده‌ایم زیرا مدیریت در این حوزه به معنای هنر اداره کردن افراد با توسل به رویکردهای علمی، خلاقانه و ابتکاری است. در این مطلببا ارائه یک تصویر همه جانبه از مدیریت منابع انسانی، به شما کمک می‌کنیم تا با اهمیت این حوزه مهم مدیریتی آشنا شوید.
مدیریت منابع انسانی به چه معناست؟
مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management) که به اختصار به نام HRM نیز گفته می‌شود، شامل تمام کارهایی است که در راستای مدیریت کارکنانِ یک شرکت انجام می‌شود.
این کارها طیف وسیعی از جمله استخدام، انتخاب و معرفی کارکنان، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، سیستم جبران خدمات، ارائه مزایای کاری به کارکنان، روش‌های ایجاد انگیزه، تقویت روابط بین فردی افراد و حفظ افراد ارزشمند و توانمند را در بر می‌گیرد .
مدیریت واحد منابع انسانی در سازمان‌ها، شامل هماهنگی و ارتباط میان کارکردهای مختلف زیر است:
- تامین، توسعه و رفاه تمامی نیروها در سازمان؛
- کمک و تشویق به دستیابی اهداف فردی و اجتماعی در داخل سازمان جهت رسیدن به اهداف سازمانی؛
- ایجاد و حفظ روحیه تیمی قوی، کار تیمی و فرهنگ شرکتی سالم؛
- پیگیری و حصول اطمینان از سلامت روحی و روانی منابع انسانی؛
- کمک به حل چالش‌های فردی و سازمانی افراد؛
تاریخچه‌ی شکل‌گیری مدیریت منابع انسانی
انجام بزرگترین پروژه‌ها و سخت‌ترین کارها، از گذشته تا به امروز، هیچگاه بدون حضور نیروی انسانی و مدیریت صحیح آنها امکان‌پذیره نبوده است. اگر به روند تکامل موضوع مدیریت منابع انسانی در دنیا نگاهی گذرا داشته باشیم، خواهیم دید هرچقدر توجه به نیروی کار افزایش پیدا کرده، نه تنها نگاه مدیران به نیروهای کار توسعه پیدا کرده است بلکه رضایت دوطرفه میان افراد و سازمان افزایش پیدا کرده و خروجی نهایی سازمان، به نفع هر دو طرف بوده است.
قرن ۱۸ میلادی- The Welfare Officers: انقلاب صنعتی قرن هجدهم اقتصاد را از کشاورزی به کارخانه‌ها تغییر داد و این انتظار از سازمان‌ها می‌رفت تا صرفاً به هزینه‌ها فکر کنند تا بتوانند نتایج مورد نظر خود را کسب کنند. همچنین رفته رفته نیاز به طراحی سیستمی برای استخدام، پرداخت دستمزد، ثبت ساعات کار کارکنان و ارائه مسکن و مراقبت‌های بهداشتی احساس شد. در این دوران، نظارت بر کارگران بر عهده welfare officers یا ماموران اداره رفاه و تامین اجتماعی بود.
قرن ۱۹ میلادی – مدیریت پرسنل: با گسترش کسب‌وکار و کارخانه‌ها، کمبود نیروی کار احساس شد. از طرفی کارکنان، ساعات طولانی در شرایط سخت کار می کردند. برای جستجوی راه‌حل، ایده‌های علمی برای افزایش بازده نیروی کار، به‌ویژه تئوری مدیریت علمی فردریک تیلور در رابطه با مدیریت پرسنل به کار گرفته شد.
قرن ۲۰ میلادی – مدیریت منابع انسانی: مطالعات هاثورن التون مایو رویکرد مدیریت علمی تیلور را برای افزایش بهره‌وری زیر سوال برد. تحقیقاتی که در ادامه انجام شد نشان دادند که محرک های اولیه انگیزه و بهره وری، عوامل پولی نیستند. مجموعه ای از نظریه‌های جدید بر اساس این دیدگاه رفتاری پدید آمدند و اصطلاح مدیریت منابع انسانی به کار رفت.
قرن ۲۱ میلادی- “مدیریت استراتژیک منابع انسانی” و “مدیریت سرمایه انسانی”: افزایش صنایع مبتنی بر فناوری و دانش در حال تشدید رقابت در عرصه جهانی هستند. در عین حال، کمبود کارگران با مجموعه مهارت‌های مناسب وجود دارد. در نتیجه، بسیاری از سازمان‌ها شیوه‌های مدیریت استراتژیک منابع انسانی را برای تأثیرگذاری بلندمدت بر موفقیت شرکت اتخاذ کرده‌اند و به نیروهای خود به عنوان سرمایه‌های سازمان تحت عنوان مدیریت سرمایه انسانی یاد می‌کنند.
هدف مدیریت منابع انسانی چیست و چه اصولی را شامل می‌شود؟
هدف اصلی مدیریت منابع انسانی این است که اطمینان حاصل شود که کارکنان قادر به انجام وظایف خود به بهترین و کارآمدترین شیوه ممکن هستند. این به معنای اطمینان از مثمر ثمر بودن فرهنگ برای کار مؤثر است. همچنین به این معنی است که مطمئن شوید که فرد مناسب در موقعیت مناسب برای انجام وظایف خود و به دست آوردن حس تعلق به شرکت قرار دارد.
توجه به دو فاکتور “عملکرد” و “تناسب”، مساله‌ای است که هدف اصلی مدیران منابع انسانی است و صرفاً محدود به این واحد سازمان نمی‌شود. چرا که انجام درست فرآیندهای واحد HR، در ادامه می‌تواند تاثیر مستقیمی بر روی عملکرد سایر واحدهای کسب وکار و موفقیت یا شکست آنها داشته باشد.
برای اینکه یک واحد منابع انسانی بخواهد عملکرد اثربخشی در دنیای امروز و منابع انسانی با نیازهای پیچیده داشته باشد، باید به ۱۰ مولفه زیر به عنوان چارچوب‌های HRM توجه زیادی داشته باشد:
- مقرون به صرفه بودن
- رقابتی بودن
- انسجام
- اعتبار
- ارتباط
- خلاقیت
- مزیت رقابتی
- صلاحیت
- تغییر
- تعهد
با توجه به برداشت کلی که تا به اینجا از واحد منابع انسانی، اهداف و چارچوب‌های آن پیدا کردید، لازم است در این مرحله به این موضوع بپردازیم که واحد منابع انسانی چگونه شکل می‌گیرد و به چه زیرساخت‌هایی نیاز دارد.
مدیر منابع انسانی چه وظایفی دارد؟
همانگونه که در ابتدا به آن اشاره کردیم، باید در جنبه‌های مختلفی از فرآیند جذب و نگهداشت کارکنان، بتواند شرایط لازم را برای مراقبت از کارکنان مهیا کند. در زیر بطور خاص، به برخی از مهم‌ترین وظایف یک مدیر منابع انسانی اشاره می‌کنیم:
مصاحبه با کاندیداهای استخدامی
اگرچه مدیر هر دپارتمان (مارکتینگ، مالی، فروش و…) در فرآیند جذب نیروی موردنظر خود نقش مهمی دارد، اما بطور کلی مدیریت فرآیند جذب یک نیرو بر عهده مدیر HR است. این فرآیند شامل درک نیازهای سازمان، موقعیتی که باید با یک نیرو کامل شود، تجزیه و تحلیل بازار، انجام مشاوره با ذینفعان مربوطه، در نظر گرفتن بودجه و تبلیغات یا درج آگهی شغلی در وب‌سایت‌های معتبر است.
پس از دعوت به مصاحبه از کاندیدهای اولیه، روند پیشرفت هر یک از متقاضیان باید پیگیری شود تا کسانی که به مراحل بعدی مصاحبه راه پیدا می‌کنند، در هیچ موضوعی (مثل شرح شغل، وظایف کاری، ساعت‌های کاری، حقوق و مزایا، آزمون‌های استخدامی احتمالی و….) ابهام نداشته باشند.
استخدام کارکنان مناسب
پس از شروع فرآیند استخدام، مراحل بعدی ادامه می‌یابد. این به معنای ترتیب دادن مصاحبه، هماهنگی با مدیریت آ ن واحد سازمانی، صحبت درباره بودجه و در نهایت پذیرش و آموزش کارکنان جدید است. فرآیند استخدام شامل تمام مدارک لازم برای قرارداد قانونی مربوط به استخدام یک کارمند جدید برای محافظت از شرکت و آن فرد در آینده است.
تعیین حقوق و دستمزد
در این مرحله، مدیر منابع انسانی باید با مدیر مالی در مورد میزان پرداخت حقوق و دستمزد کاملاً هماهنگ باشد. این هماهنگی‌ها موارد مختلفی از قبیل محاسبه و کسر حق بیمه، مالیات، اضافه کاری، ساعات کاری و دیگر مواردی است که در صورت لزوم باید به فرد مورد نظر پرداخت شود.
انجام اقدامات لازم برای برقراری انضباط
با توجه به چارچوب‌هایی که مدیر HR برای سازمان درنظر می‌گیرد و همه افراد ملزم به رعایت آنها هستند. مواردی مثل تعداد مرخصی، ساعات رفت و آمد به شرکت و … از جمله این موارد است.
بطور کلی رعایت این موارد برای برقراری نظم و برقراری یکپارچگی میان اعضای سازمان مهم است اما نکته‌ی مهم این است که این اقدامات باید بطور متعادل و اصولی پیاده سازی شوند؛ چرا که افراط کردن در هر یک از آنها می‌تواند باعث عدم رضایت کارکنان از سازمان یا حتی ترک سازمان شود.
به روز رسانی سیاست‌های لازم
مقررات و خط مشی‌ها باید به طور مداوم ارزیابی شوند، به ویژه زمانی که سازمان رشد یا تغییر می‌کند. حفظ و به‌روزرسانی خط‌مشی‌ها برای اطمینان از مرتبط بودن آنها چارچوب‌ها و الزامات قانونی شرکت بسیار مهم است تا از عواقب غیرضروری جلوگیری شود. برخی از خط مشی ها ممکن است به عنوان واکنشی به یک رویداد یا رویداد نیاز به به روز رسانی داشته باشند و مدیر منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که این اتفاق می افتد.
ثبت و حفظ سوابق کارکنان
ثبت دقیق سوابق هر یک از کارکنان و به روزرسانی آنها در مواقع لازم، از یک سو به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند تا هر گونه شکاف در مهارت‌ها یا تجربیاتِ افراد را زیر نظر داشته باشند تا در مواقع ضروری، نسبت به توسعه و آموزش کارکنان اقدام کنند.
همچنین این دسته از سوابق نیروهای انسانی می‌تواند به مدیران کمک کند تا در جهت تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده و به منظور بهبود فرآیندهای HR، اقدمات لازم را انجام دهند.
تجزیه و تحلیل و ارائه مزایای جذاب
از آنجاییکه امروزه در فضای کسب وکار، تلاش برای جذب نیروهای کار توانمند، رقابتی شده است؛ لذا شرکتی که در حال جذب نیرو است باید مزایای رقابتی جذابی برای بهترین کاندیداهای شغلی ارائه دهد تا بتواند نظر افراد موردنظر خود را برای استخدام در سازمان خود جلب کرده و در بلند مدت نیز بتواند مزایای قابل توجهی به آنها ارائه کند.
مدیریت استراتژیک منابع انسانی
به روشی که در آن تیم HR، اهداف منسجم و کلی کسب وکار را با هدف بهبود فرصت‌های کسب وکار هماهنگ می‌کند، مدیریت استراتژیک منابع انسانی می‌گویند.
این رویکرد نشان می‌دهد که برای افراد داخل سازمان، چقدر مهم است که آن کسب وکار رشد و پیشرفت کند. کسب‌وکارهایی که تمایل دارند بر مدیریت منابع انسانی استراتژیک تأکید کنند، می‌خواهند همسویی بیشتری را در سراسر شرکت از تیم منابع انسانی گرفته تا کارمندان و بین مدیریت و سهامداران ببینند.
همچنین یکی از چالش‌های اصلی در این بحث ساده بودن آن از نظر تئوری اما دشوار بودن آن از نظر عملی است؛ زیرا با وجود محدودیت بودجه، منابع و سایر موانعی که در مسیر قرار دارد، پایبندی به اصول HRM ممکن است سخت باشد.